Comment organiser un événement sportif ?

Organisation evenement sportif

Rallye automobile, mini-tournoi de foot, baptême de l’air, course à pied… tous ces événements sportifs exigent les mêmes préparatifs ou presque. Voici donc toutes les obligations inhérentes à l’organisation d’une manifestation de ce genre.

La conception de l’événement

C’est l’étape de base, celle où l’organisateur décide de toutes les composantes de son projet : comment se déroulera l’événement ? Qui y participeront : des amateurs locaux, des semi-professionnels ou des vétérans ? S’agirait-il d’un tournoi mixte, d’un ensemble de matchs au format défi ou d’oppositions purement amicales et festives ? Qu’en est-il du lieu et du financement de l’opération ? Telles sont les questions à se poser et à répondre à ce niveau. Toutes les autres phrases de la préparation s’articuleront autour des réponses trouvées lors de la conception du projet.

Les formalités à respecter

Qui dit événement sportif, dit autorisations diverses. L’idéal serait de constituer un pôle Administration qui se chargera de réaliser les demandes d’autorisation ou de certification auprès de la préfecture, de la mairie, des organismes privés concernés et des fédérations. Les questions liées à l’assurance des lieux et des participants, le service d’ordre, la gestion du flux de masse et du dispositif d’urgence ou d’intervention sanitaire doivent être aussi éludées avec les autorités compétentes. La mise en place d’un secrétariat courant pour coordonner toutes ces tâches administratives s’avère vitale.

Promouvoir l’événement sportif auprès du public

Lorsque tous ces « détails » prennent forme, il est temps de promouvoir l’événement auprès du public, des éventuels participants… et des sponsors. Une équipe de communication montée au préalable saura trouver les mots et les visuels pour attirer le maximum de participants à un tel événement. La joie de vivre, le plaisir de se retrouver ensemble, le goût de la compétition, l’évasion ou l’esprit d’équipe sont autant d’arguments imparables. Les parents et les plus âgés sont plus réceptifs aux aspects sécuritaires et à l’impact d’un tel événement sur la société.

Vendre le concept auprès des sponsors

Mais tout cela sera vain sans un budget suffisant. D’où l’intervention d’une équipe commerciale, chargée de trouver des mécènes, des sponsors et autres sources de financement, comme les subventions publiques ou privées, par exemple. Là, il est question de présenter les retombées d’un tel événement sur l’image des entreprises et organismes qui y sont associés. Vous pourriez mettre en avant la possibilité d’installer des affiches temporaires sur des enrouleurs, des drapeaux, des voiles ou des kakemonos sur plusieurs endroits clés de l’événement.

Prévoyez juste assez d’installations publicitaires pour accueillir tous les sponsors intéressés, sans pour autant obstruer la visibilité des spectateurs et téléspectateurs. Une arche publicitaire gonflable sur la ligne d’arrivée d’une course de vélo, de voiture ou de VTT serait, par exemple, très apprécié : tous les regards et toutes les caméras y seront braqués à un moment ou un autre de l’événement. Vendre un tel produit publicitaire à un sponsor potentiel a toujours du bon au moment de finaliser le budget d’une manifestation sportive.

Les équipes intervenant le jour J

Les aspects logistiques et sportifs font aussi partie intégrante de l’organisation d’un événement… sportif. Outre la gestion des flux de masse, il est aussi question d’organiser les espaces participants, les stationnements, les points de ravitaillements, les buvettes et autres structures d’accueil des compétiteurs et des spectateurs. Pensez aussi à monter une équipe ou une commission qui aura la mission de gérer la compétition elle-même. Cette branche, sans doute avec l’aide de la fédération de la discipline concernée, s’occupera notamment du chronométrage, de l’arbitrage, de l’établissement des classements, des inscriptions et des horaires des épreuves.

Organiser un événement sportif implique donc plusieurs démarches administratives, commerciales et marketing. Mais cela est loin d’être impossible, à condition de s’imposer quelques règles de bonne organisation, de s’entourer d’équipes proactives et d’y prendre du plaisir.